KATA
PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan
kepada ALLAH swt yang telah memberikan rahmat dan karunianya kepada penulis,
sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah tentang “Analisis Dan Deskripsi
Pekerjaan”.
Makalah ini penulis buat untuk
memenuhi tugas Manajemen Sumber Daya Manusia. Selesainya makalah ini tidak
lepas dari bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Penulis menyadari dalam
makalah ini tidak lepas dari kesalahan, untuk itu penulis mengharapkan kritik
dan saran dari teman-teman. Akhir kata penulis ucapkan terimakasih.
Pekanbaru, Januari 2013
penulis
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Analisis
pekerjaan adalah menepatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan tertentu, sesuai
dengan kemampuan,keahlian dan pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan. Pada
hakikatnya semua orang menduduki jabatan manajerial atau pejabat negara
sekalipun adalah sumber daya manusia juga.
Dalam
rangka memperoleh suatu analisis akurat, dapartemen SDM bersandar pada
organisasi dan karyawan, diharapkan bisa menyediakan informasi berikut :
·
Daftar pertanyaan
analisis pekerjaan seluruhnya.
·
Skema organisasi
dapartemen
·
Informasi tentang
perubahan dalam perusahaan yang sudah mempengaruhi posisi itu.
B. Rumusan
Masalah
Apakah
yang dimaksud dengan Analisis Pekerjaan ?
Apa
tujuan dari Analisis Pekerjaan ?
Bagaimana
cara pengumpulan informasi Analisis Pekerjaan ?
Bagaimana
kegiatan dari pengelolaan SDM dalam informasi Analisis pekerjaan ?
Apa
pengertian deskripsi pekerjaan ?
C. Tujuan
dan Manfaat
Untuk
membantu saya dalam menambah ilmu pengetahuan tentang mempelajari Analisis Dan
Deskripsi Pekerjaan. Dan sangat bermanfaat untuk kita semua, dari tidak tahu
menjadi tahu.
BAB
II
PEMBAHASAN
A.
Pengerrtian
Analisis Pekerjaan (Job Analysis)
Analisis
pekerjaan adalah menepatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan tertentu,
sesuai dengan kemampuan,keahlian dan pengalaman dalam melakukan suatu
pekerjaan. Pada hakikatnya semua orang menduduki jabatan manajerial atau
pejabat negara sekalipun adalah sumber daya manusia juga. Berarti dalam suatu
organisasi atau negara diperlukan keberadaan sekelompok orang-orang analisis
pekerjaan yang bertugas melakukan analisis terhadap suatu atau semua pekerjaan
yang ada.
Dalam rangka memperoleh suatu analisis akurat,
dapartemen SDM bersandar pada organisasi dan karyawan, diharapkan bisa
menyediakan informasi berikut :
·
Daftar pertanyaan
analisis pekerjaan seluruhnya.
·
Skema organisasi
dapartemen
·
Informasi tentang
perubahan dalam perusahaan yang sudah mempengaruhi posisi itu.
B.
Tujuan
Analisis Pekerjaan
Menciptakan
SDM yang handal dalam menghadapi tantangan teknologi modern, merasakan
kenyamanan dalam bekerja,bermartabat dan berkeadilan di dalam suatu perusahaan
ada beberapa hal yang penting yang herus diperhatikan.
Pertama,
penggunaan teknologi canggih sekalipun,
seperti mesin-mesin yang serba otomatis, dan komputerisasi analisis pekerjaan
harus berpikiran panjang untuk memenuhi suatu tuntutan suatu pekerjaan. Kedua,
kenyamanan dan suasana kerja akan menciptakan hasil kerja yang maksimal dengan
menjunjung tinggi harkat dan martabatnya sebagai manusia.
Tindakan-tindakan
yang diperlukan oleh managemen SDM untuk mencapai tujuan yang didasarkan pada
informassi analisi pekerjaan adalah :
a. Evaluasi
peran lingkungan terhadap pekerjaan individu.
b. Kaji kembali kemungkinan ada persyaratan kerja
yang usang.
c. Ciptakan
peraturan yang dapat menguntugkan semua pihak.
d. Rancang
kebutuhan SDM masa depan.
e. Sesuaikan
antara jumlah pelamar dan pekerjaan yang tersedia.
f. Rancang
kebutuhan pendidikan dan pelatihan untuk karyawan baru maupun karyawan yang
sudah berpengalaman.
g. Ranvcang
rencana pengembangan potensi karyawan.
h. Tentukan
standar kerja/prestasi yang realistis.
i.
Penempatan karyawan
hendaknya sesuai dengan minatnya.
j.
Penempatan karyawan
sesuai dengan ahlinya.
k. Berikan
kompensasi secara wajar.
C.
Pengumpulan
Informasi Analisis Pekerjaan
Sistem
informasi SDM juga berperan sangat signifikan dalam analisis pekerjaan.
Berbagai langkah yaitu internal dan eksternal. Internal artinya informasi
pekerjaan dapat dikelompokkan berdasarkan jenisnya seperti
ekspor-impor,marketing, account officer,costumer service dan general
administrationdepartement ataupun lainnya.
Keuntungan secara eksternal adalah pembuktian
kepada aparat pemerintah bahwa
perusahaan telah menaati berbagai ketentuan perundang-undangan dibidang
ketenagakerjaan seperti : upah minimum regional (UMR) , kondisi kerja, hak cuti
kerja dan, jam kerja yang ditentukan pemerintah.
Identifikasi
pekerjaan, penyusunan kuesioner dan pengumpulan informasi. Sangat penting dalam
menyusun analisis pekerjaan.
Identifikasi
pekerjaan adalah langkah penelitian untuk mengetahui sumber informasi tentang
berbagai pekerjaan tertentu seperti latar belakang pendidikan yang diperlukan,
standar gaji dan struktur jabatan didalam perusahaan, yang mungkin dilengkapi
dengan diskusi dengan para pekerja lainnya. Contohnya, kondisi kerja disuatu
pertambangan akan sangat berbeda dengan kondisi dibidang perbankan atau
pendidikan.
Penyusunan
kuesioner adalah seseorang analisis pekerjaan yang handal dan berkualitas pada
dasarnya memiliki tanggung jawab yang tinggi dan telah terbiasa bekerja dengan
jadwal yang ketat dan terencana. Mereka
harus bekerja dengan sistematis dan memilah-milah setiap informasi yang
diperoleh.
Sebelum
pengumpulan informasi dilakukan, perlu dijelaskan terlebih dahulu kepada
karyawan yang akan melakukan analisis pekerjaan. Penjelasan ini sangan
diperlukan agau informasi dapat diperoleh selengkap dan sebaik mungkin. Karena
nantinya akan digunakan sebagai alat pengambilan keputusan dibidang SDM.
D.
Sistem
Informasi Analisis Pekerjaan
Dalam
jaringan sistem informasi analisis pekerjaan, sistem informasi sumber daya
manusia dan desain pekerjaan menunjukkan bagaimana cara-cara SDM yang
profesional diperluas dalamdapartemen informasi SDM sebagai basis dasar untuk
menerapkan analisis pekerjaan yang menyediakan pelayanan yang lebih bagus dalam
pelaksanaan tugas-tugas manaje atau pimpinan. Kemudian bagian tersebut
diamanatkan/ditunjukkan untuk bahan informasi sumber daya manusia serta
konseuensi dari pengelolaannya.
Adapun kegiatan yang utama dari
pengelolaan manajemen SDM dalam informasi analisis pekerjaan adalah :
·
Mengevaluasi tentang tantangan lingkungan yang dapat
mempengaruhi tugas-tugas individu.
·
Menghapuskan
persyaratan yang tidak diperlukan atau tidak relavan yang dapat membedakan
pekerjaan karyawan,
·
Menemukan unsur
pembagian tugas yang dapat membantu atau menghalangi kualitas dari lingkungan
kerja.
·
Merencanakan
persyaratan bagi dapartemen SDM mendatang.
·
Sebagai penghubung dan
kontrol antara pelamar pekerjaan dan pembuka lowongan pekerjaan.
·
Menentukan materi
pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk karyawan baru atau penambah
pengalaman kerja karyawan.
·
Menyusun rencana kerja
pengembangan potensi karyawan.
·
Sebagai tempat bagi
karyawan untuk meningkatkan efektivitas keahlian dan keterampilan dalam
menyelesaikan tugas-tugasnya.
·
Menetahui kejujuran
pemegang jabatan untuk promosi pekerjaan atau jabatan.
Analisis
pekerjaan sebagai proses berfikir yang bersifat abstrak mengenai suatu
pekerjaan , hasilnya ddapat dirumuskan :
·
Perencanaan dan
pengadaan SDM
·
Rekrutmen dan seleksi
SDM
·
Orientasi,penempatan,
pelatihan dan pengembangan.
·
Pengembangan karir,
khususnya promosi, simplikasi,perluasan, serta pemindahaan atau rotasi.
·
Pengaturan
kompensasi,imbalan atau reward
·
Penilaian kerja.
·
Konseling,bimbingan dan
penyuluhan.
·
Membantu merivisi struktur
organisasi jika diperlukan.
E.
Langkah-
Langkah Dalam Analisis Pekerjaan
Langkah pertama, menyediakan suatu
pandangan yang luas bagaimana masing-masing pekerjaan berkait dengan
perusahaansecara keseluruhan. Langkah kedua, untuk mendorong menentukan
bagaimana analisis pekerjaan dan informasi rancang pekerjaan akan digunakan.
Pada umumnya langkah ini memerlukan waktu dan biaya yang mahal untuk meneliti
tiap-tiap pekerjaan. Langkah ketiga, melibatkan penggunaan dari teknik analisis pekerjaan yang bisa diterima.
Langkah ke empat, mengumpulkan informasi syang digunakan. Langkah kelima, untuk
mengembangkan suatu deskripsi tugas.
Langkah
keenam, mempersiapkan suatu spesifikasi pekerjaan. Analisi pekerjaan
menyediakan informasi penting bagi perusahaan. sehingga kebutuhan karyawan
terpenuhi dan hasil kerjanya produktif. Akhirnya, informasi dari analisis
pekerjaan dapat digunakan oleh perusahaan untuk evaluasi tentang rencana
pekerjaannya.
F.
Teknik
Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan merupakan
kegiatan pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh organisasi dan
kemudian dianalisis untuk berbagai keperluan. Berhubungan jenis data dan
informasi sangat banyak jenisnya, maka penggunaannya dapat dipakai untuk tujuan
yang sama atau berbeda.
Misalnya, data yang digunakan untuk
memperkirakan kebutuhan karyawan di lini pemasaran. Untuk menganalisis
pekerjaan diperlukan pengetahuan, keahlian dan kemampuan serta pengalaman yang
cukup agar tugas ini tidak menimbulkan distorsi informasi yang menyebabkan
perencanaan SDM tidak tepat dalam pelaksanaannya.
Ada
beberapa metode pengumpulan data,seperti
tanya jawab pengisian daftar pertanyaan serta catatan kerja harian.
Untuk itu analisis perlu memilih metode yang dianggap terbaik atau kombinasi
optimal dari metode yang ada :
a. Pengamatan
b. Wawancara
c. Pandangan
pejabat
d. Daftar pertanyaan
e. Catatan harian pekerjaan karyawan
f. Teknik
kombinasi
G.
Deskripsi
dan Spesifikasi Pekerjaan
Deskripsi
pekerjaan adalah hasil analisis pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau
proses menghimpun dan mengola informasi mengenai pekerjaan.
Selain
itu, deskripsi pekerjaan merupakan salah satu hasil utama yang disajikan oleh
suatu analisis pekerjaan yang sistematis. Atau dapat pula dikatakan bahwa
deskripsi pekerjaan adalah suatu uarian tertulis dari apa yang diperlukan oleh
suatu pekerjaan. Deskripsi pekerjaan dapat diasumsikan sebagai keseluruhan
kajian ringkas informasi pekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaannya sebagai
hasil dari analisis, yang biasanya tugas pokok dari uraian tersebut.
Deskripsi
pekerjaan tidak membahas masalah orang atau pekerjaan, tetapi masalah ruang
ringkup kegiatan, fungsi dasar atau tuagas pokok, nama pekerjaan, wewenang dan
kewajiban, tanggung jawab, kriteria penilaian dan hasilnya.
Manfaat
deskripsi pekerjaan untuk menentukan :
·
Ringkasan pekerjaan dan
tugas-tugas (job summary and duties)
·
Situasi dan kondisi
kerja (working conditions)
·
Persetujuan (appovals)
Ringkasan
pekerjaan dan tugas-tugas (job summary duties) situasi dan kondisi kerja (
working condision) persetujuan (attrovals)
Sejalan
dengan memasuki era globalisasi dengan banyaknya perubahan yang terjadi
akhir-akhir ini kebutuhan terhadap deskripsi pekerjaan juga semakin meningkat.
Pekerjaan ini meliputi :
·
Restrukturisasi
organisasi dalam jumlah besar (misal penciutan;
·
Kebutuhan untuk
menerapkan cara-cara kreatif dan baru untuk memotivasi dan memberi penghargaan
karyawan;
·
Tingkat kecpatan
perkembangan teknologi yang mengubah lingkungan pekerjaan;
·
Peraturan ketenaga
kerjaan yang lebih ketat
Panduan
yang dapat digunakan dalam memasukkan karektaristik-karektaristik yang harus
dimasukkan pada suatu spesifikasi pekerjaan :
·
Semua tugas pekerjaan
harus dikenali dan dinilai dalam kaitannya dengan arti penting teknik analisis
pekerjaan.
·
Suatu panel tenaga
ahli, karyawan atau para penyelia perlu menetapkan tingkat keterampilan yang
diperlukan.
·
Tingkat keterampilan
masing-masing harus dinilai.
·
Karekteristik lain yang perlu dilakukan
pekerjaan itu harus dikenali.
Dengan
demikian, mau tidak mau harus memperhitungkan aspek-aspek yang berhubungan
dengan sumber daya manusia yang sebetulnya tidak terkait langsung dengan
deskripsi pekerjaan.
Disamping itu, tidak ada bentuk standar untuk
suatu deskripsi pekerjaan, kebanyakan uraian mengemukakan tentang
pentingnyainformasi :
a. Nama
pekerjaan
Nama
pekerjaan dan informasi identifikassi lain seperti upah dan spesifikasi
keunutungan;
b. Ringkasan
Ringkasan
satu atau dua pernyataan kalimat yang menggambarkan penggunaan pekerjaan dan
output yang diharapkan dari karyawan yang melaksanakan;
c. Peralatan
Pernyataan
singkat mengenai perkakas, peralatan, dan informasi yang diperlukan untuk
melakukan pekerjaan itu secara efektif;
d. Lingkungan
Deskripsi
kondisi lingkungan kerja, lokasi kerja,dan karakteristik lingkungan lain yang
seperti tingkat bahaya dan kebisingan;
e. Aktifitas
Termasuk
uraian tugas pekerjaan, tanggung jawab, dan tampilan prilaku dalam pekerjaan.
Juga menguraikan interaksi sosial yang berhubungan dengan pekerjaan (sebagai
contoh, ukuran kelompok kerja, tingkat kebebasan dalam melaksanakan pekerjaan).
Deskripsi
pekerjaan sangatlah penting sebagai bahan masukan bagi sistem informasi sumber
daya manusia (HIRS).
H.
Aplikasi
analisis pekerjaan
sesuai
atau tiddaknya teknik pengumpulan informasi yang digunakan dalam analisis
pekerjaan harus diukur dengan aplikasi informasi yang diperoleh. Maksudnya
adalah satu atau gabungan beberapa teknik dapat dikatakan berhasil bila
bermanfaat untuk peningkatan kualitas SDM, sehingga setiap karyawan yang ada
dalam perusahaan mampu lebih mengoptimalkan konstribusinya, kearah pencapaian
dan tujuan kesasaran perusahaan.
Analisis
pekerjaan sangat membantu organisasi terutama pada kegiatan berikut :
·
Rekrutmen dan seleksi
·
Pelatihan dan
pengembangan karir
·
Kompensasi
·
Perencanaan strategi
I.
Metode
Baru Analisis Pekerjaan
Beberapa
metode baru m8uncul dengan mendapat perhatian beberapa praktisi. Dengan
melakukan penelitian dan aplikasi selama lebih dari 25 tahun. Penempatan
aplikasi masalah menjadikan metode tersebut mendapat langkah maju yang besar.
Mereka menggolongkan kedalam :
a) Pendekatan
peristiwa Genting
b) Skala
penilaian tingkah laku
c) Ukuran
dari kedudukan pengelolaan ( Dimensional of managerial )
d) Analisis
posisi daftar pertanyaan (PAQ Approach)
e) The
hay system
J.
Hubungan
Analisis Pekerjaan Dengan SDM
Analisis
pekerjaan dari suatu perusahaan dalam mewujudkan eksistensinya untuk mencapai
tujuan memerlukan sejumlah karyawan yang mampu secara efektif dan efesien
melaksanakan volume kerja.
Untuk
itu diperlukan perencanaan SDM, yang berorientasi pada hasil analisis
pekerjaan, sehingga dapat melaksanakan fungsi tugasnya, baik dari segi
kualitatif dan kuantitatif berdasar deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
Syarat
individu berupa penyusunan syarat-syarat atau spesifikasi tertentu bagu suatu
pekerjaan, seperti pengetahuan, keterampilan, ketangkasan. Memilih sebuah tugas
dan struktur pekerjaan meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan
merestrukturisasi kegiatan-kegiatan pekerjaan berbagai kelompok.
Taksiran
potensi meliputi kegiatan memperkirakan kemampuan dan potensi yang dimiliki
karyawan terhadap suatu jenis pekerjaan. Penilaian tugas merupakan suatu
penilaian sistematis yang dilakukan oleh
supervisor terhadap prestasi pekerjaan dari pekerja.
Evaluasi
pekerjaan merupakan suatu prosedur pengklasifikasikan pekerjaan berdasarkan
kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam tenaga karya luar yang
terkait.
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Untuk
itu diperlukan perencanaan SDM, yang berorientasi pada hasil analisis
pekerjaan, sehingga dapat melaksanakan fungsi tugasnya, baik dari segi
kualitatif dan kuantitatif berdasar deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
Syarat
individu berupa penyusunan syarat-syarat atau spesifikasi tertentu bagu suatu
pekerjaan, seperti pengetahuan, keterampilan, ketangkasan. Memilih sebuah tugas
dan struktur pekerjaan meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan
merestrukturisasi kegiatan-kegiatan pekerjaan berbagai kelompok.
Taksiran
potensi meliputi kegiatan memperkirakan kemampuan dan potensi yang dimiliki
karyawan terhadap suatu jenis pekerjaan. Penilaian tugas merupakan suatu
penilaian sistematis yang dilakukan oleh
supervisor terhadap prestasi pekerjaan dari pekerja.
Evaluasi
pekerjaan merupakan suatu prosedur pengklasifikasikan pekerjaan berdasarkan
kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam tenaga karya luar yang
terkait.
DAFTAR PUSTAKA
Prof.
Dr. H. Veithzal Rivai, M. B.A. , Ella Jauvani Segala, S.Psi., M.Sc. , Manajemen
Sumber Daya Manusia, Jakarta, 2011.
