analisis dan deskripsi pekerjaan

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada ALLAH swt yang telah memberikan rahmat dan karunianya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah tentang “Analisis Dan Deskripsi Pekerjaan”.

Makalah ini penulis buat untuk memenuhi tugas Manajemen Sumber Daya Manusia. Selesainya makalah ini tidak lepas dari bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Penulis menyadari dalam makalah ini tidak lepas dari kesalahan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari teman-teman. Akhir kata penulis ucapkan terimakasih.

Pekanbaru,        Januari 2013

                                                                                                                  penulis

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Analisis pekerjaan adalah menepatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan tertentu, sesuai dengan kemampuan,keahlian dan pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan. Pada hakikatnya semua orang menduduki jabatan manajerial atau pejabat negara sekalipun adalah sumber daya manusia juga.

Dalam rangka memperoleh suatu analisis akurat, dapartemen SDM bersandar pada organisasi dan karyawan, diharapkan bisa menyediakan informasi berikut :

·         Daftar pertanyaan analisis pekerjaan seluruhnya.

·         Skema organisasi dapartemen

·         Informasi tentang perubahan dalam perusahaan yang sudah mempengaruhi posisi itu.

B.     Rumusan Masalah

Apakah yang dimaksud dengan Analisis Pekerjaan ?

Apa tujuan dari Analisis Pekerjaan ?

Bagaimana cara pengumpulan informasi Analisis Pekerjaan ?

Bagaimana kegiatan dari pengelolaan SDM dalam informasi Analisis pekerjaan ?

Apa pengertian deskripsi pekerjaan ?

C.     Tujuan dan Manfaat

Untuk membantu saya dalam menambah ilmu pengetahuan tentang mempelajari Analisis Dan Deskripsi Pekerjaan. Dan sangat bermanfaat untuk kita semua, dari tidak tahu menjadi tahu.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengerrtian Analisis Pekerjaan (Job Analysis)

Analisis pekerjaan adalah menepatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan tertentu, sesuai dengan kemampuan,keahlian dan pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan. Pada hakikatnya semua orang menduduki jabatan manajerial atau pejabat negara sekalipun adalah sumber daya manusia juga. Berarti dalam suatu organisasi atau negara diperlukan keberadaan sekelompok orang-orang analisis pekerjaan yang bertugas melakukan analisis terhadap suatu atau semua pekerjaan yang ada.

 Dalam rangka memperoleh suatu analisis akurat, dapartemen SDM bersandar pada organisasi dan karyawan, diharapkan bisa menyediakan informasi berikut :

·         Daftar pertanyaan analisis pekerjaan seluruhnya.

·         Skema organisasi dapartemen

·         Informasi tentang perubahan dalam perusahaan yang sudah mempengaruhi posisi itu.

B.     Tujuan Analisis Pekerjaan

Menciptakan SDM yang handal dalam menghadapi tantangan teknologi modern, merasakan kenyamanan dalam bekerja,bermartabat dan berkeadilan di dalam suatu perusahaan ada beberapa hal yang penting yang herus diperhatikan.

Pertama, penggunaan teknologi canggih  sekalipun, seperti mesin-mesin yang serba otomatis, dan komputerisasi analisis pekerjaan harus berpikiran panjang untuk memenuhi suatu tuntutan suatu pekerjaan. Kedua, kenyamanan dan suasana kerja akan menciptakan hasil kerja yang maksimal dengan menjunjung tinggi harkat dan martabatnya sebagai manusia.

Tindakan-tindakan yang diperlukan oleh managemen SDM untuk mencapai tujuan yang didasarkan pada informassi analisi pekerjaan adalah :

a.       Evaluasi peran lingkungan terhadap pekerjaan individu.

b.      Kaji  kembali kemungkinan ada persyaratan kerja yang usang.

c.       Ciptakan peraturan yang dapat menguntugkan semua pihak.

d.      Rancang kebutuhan SDM masa depan.

e.       Sesuaikan antara jumlah pelamar dan pekerjaan yang tersedia.

f.       Rancang kebutuhan pendidikan dan pelatihan untuk karyawan baru maupun karyawan yang sudah berpengalaman.

g.      Ranvcang rencana pengembangan potensi karyawan.

h.      Tentukan standar kerja/prestasi yang realistis.

i.        Penempatan karyawan hendaknya sesuai dengan minatnya.

j.        Penempatan karyawan sesuai dengan ahlinya.

k.      Berikan kompensasi secara wajar.

C.    Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan

Sistem informasi SDM juga berperan sangat signifikan dalam analisis pekerjaan. Berbagai langkah yaitu internal dan eksternal. Internal artinya informasi pekerjaan dapat dikelompokkan berdasarkan jenisnya seperti ekspor-impor,marketing, account officer,costumer service dan general administrationdepartement ataupun lainnya.

 Keuntungan secara eksternal adalah pembuktian kepada aparat  pemerintah bahwa perusahaan telah menaati berbagai ketentuan perundang-undangan dibidang ketenagakerjaan seperti : upah minimum regional (UMR) , kondisi kerja, hak cuti kerja dan, jam kerja yang ditentukan pemerintah.

Identifikasi pekerjaan, penyusunan kuesioner dan pengumpulan informasi. Sangat penting dalam menyusun analisis pekerjaan.

Identifikasi pekerjaan adalah langkah penelitian untuk mengetahui sumber informasi tentang berbagai pekerjaan tertentu seperti latar belakang pendidikan yang diperlukan, standar gaji dan struktur jabatan didalam perusahaan, yang mungkin dilengkapi dengan diskusi dengan para pekerja lainnya. Contohnya, kondisi kerja disuatu pertambangan akan sangat berbeda dengan kondisi dibidang perbankan atau pendidikan.

Penyusunan kuesioner adalah seseorang analisis pekerjaan yang handal dan berkualitas pada dasarnya memiliki tanggung jawab yang tinggi dan telah terbiasa bekerja dengan jadwal yang ketat dan terencana.  Mereka harus bekerja dengan sistematis dan memilah-milah setiap informasi yang diperoleh.

Sebelum pengumpulan informasi dilakukan, perlu dijelaskan terlebih dahulu kepada karyawan yang akan melakukan analisis pekerjaan. Penjelasan ini sangan diperlukan agau informasi dapat diperoleh selengkap dan sebaik mungkin. Karena nantinya akan digunakan sebagai alat pengambilan keputusan dibidang SDM.

D.    Sistem Informasi Analisis Pekerjaan

Dalam jaringan sistem informasi analisis pekerjaan, sistem informasi sumber daya manusia dan desain pekerjaan menunjukkan bagaimana cara-cara SDM yang profesional diperluas dalamdapartemen informasi SDM sebagai basis dasar untuk menerapkan analisis pekerjaan yang menyediakan pelayanan yang lebih bagus dalam pelaksanaan tugas-tugas manaje atau pimpinan. Kemudian bagian tersebut diamanatkan/ditunjukkan untuk bahan informasi sumber daya manusia serta konseuensi dari pengelolaannya.

            Adapun kegiatan yang utama dari pengelolaan manajemen SDM dalam informasi analisis pekerjaan adalah :

·         Mengevaluasi  tentang tantangan lingkungan yang dapat mempengaruhi tugas-tugas individu.

·         Menghapuskan persyaratan yang tidak diperlukan atau tidak relavan yang dapat membedakan pekerjaan karyawan,

·         Menemukan unsur pembagian tugas yang dapat membantu atau menghalangi kualitas dari lingkungan kerja.

·         Merencanakan persyaratan bagi dapartemen SDM mendatang.

·         Sebagai penghubung dan kontrol antara pelamar pekerjaan dan pembuka lowongan pekerjaan.

·         Menentukan materi pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk karyawan baru atau penambah pengalaman kerja karyawan.

·         Menyusun rencana kerja pengembangan potensi karyawan.

·         Sebagai tempat bagi karyawan untuk meningkatkan efektivitas keahlian dan keterampilan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.

·         Menetahui kejujuran pemegang jabatan untuk promosi pekerjaan atau jabatan.

Analisis pekerjaan sebagai proses berfikir yang bersifat abstrak mengenai suatu pekerjaan , hasilnya ddapat dirumuskan :

·         Perencanaan dan pengadaan SDM

·         Rekrutmen dan seleksi SDM

·         Orientasi,penempatan, pelatihan dan pengembangan.

·         Pengembangan karir, khususnya promosi, simplikasi,perluasan, serta pemindahaan atau rotasi.

·         Pengaturan kompensasi,imbalan atau reward

·         Penilaian kerja.

·         Konseling,bimbingan dan penyuluhan.

·         Membantu merivisi struktur organisasi jika diperlukan.

E.     Langkah- Langkah Dalam Analisis Pekerjaan

Langkah pertama, menyediakan suatu pandangan yang luas bagaimana masing-masing pekerjaan berkait dengan perusahaansecara keseluruhan. Langkah kedua, untuk mendorong menentukan bagaimana analisis pekerjaan dan informasi rancang pekerjaan akan digunakan. Pada umumnya langkah ini memerlukan waktu dan biaya yang mahal untuk meneliti tiap-tiap pekerjaan. Langkah ketiga, melibatkan penggunaan dari  teknik analisis pekerjaan yang bisa diterima. Langkah ke empat, mengumpulkan informasi syang digunakan. Langkah kelima, untuk mengembangkan suatu deskripsi tugas.

Langkah keenam, mempersiapkan suatu spesifikasi pekerjaan. Analisi pekerjaan menyediakan informasi penting bagi perusahaan. sehingga kebutuhan karyawan terpenuhi dan hasil kerjanya produktif. Akhirnya, informasi dari analisis pekerjaan dapat digunakan oleh perusahaan untuk evaluasi tentang rencana pekerjaannya.

F.     Teknik Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh organisasi dan kemudian dianalisis untuk berbagai  keperluan. Berhubungan jenis data dan informasi sangat banyak jenisnya, maka penggunaannya dapat dipakai untuk tujuan yang sama atau berbeda.

Misalnya, data yang digunakan untuk memperkirakan kebutuhan karyawan di lini pemasaran. Untuk menganalisis pekerjaan diperlukan pengetahuan, keahlian dan kemampuan serta pengalaman yang cukup agar tugas ini tidak menimbulkan distorsi informasi yang menyebabkan perencanaan SDM tidak tepat dalam pelaksanaannya.

            Ada beberapa metode pengumpulan data,seperti  tanya jawab pengisian daftar pertanyaan serta catatan kerja harian. Untuk itu analisis perlu memilih metode yang dianggap terbaik atau kombinasi optimal dari metode yang ada :

a.       Pengamatan

b.      Wawancara

c.       Pandangan pejabat

d.      Daftar  pertanyaan

e.        Catatan harian pekerjaan karyawan

f.       Teknik kombinasi

G.    Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan adalah hasil analisis pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau proses menghimpun dan mengola informasi mengenai pekerjaan.

Selain itu, deskripsi pekerjaan merupakan salah satu hasil utama yang disajikan oleh suatu analisis pekerjaan yang sistematis. Atau dapat pula dikatakan bahwa deskripsi pekerjaan adalah suatu uarian tertulis dari apa yang diperlukan oleh suatu pekerjaan. Deskripsi pekerjaan dapat diasumsikan sebagai keseluruhan kajian ringkas informasi pekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaannya sebagai hasil dari analisis, yang biasanya tugas pokok dari uraian tersebut.

Deskripsi pekerjaan tidak membahas masalah orang atau pekerjaan, tetapi masalah ruang ringkup kegiatan, fungsi dasar atau tuagas pokok, nama pekerjaan, wewenang dan kewajiban, tanggung jawab, kriteria penilaian dan hasilnya.

Manfaat deskripsi pekerjaan untuk menentukan :

·         Ringkasan pekerjaan dan tugas-tugas (job summary and duties)

·         Situasi dan kondisi kerja (working conditions)

·         Persetujuan (appovals)

Ringkasan pekerjaan dan tugas-tugas (job summary duties) situasi dan kondisi kerja ( working condision) persetujuan (attrovals)

Sejalan dengan memasuki era globalisasi dengan banyaknya perubahan yang terjadi akhir-akhir ini kebutuhan terhadap deskripsi pekerjaan juga semakin meningkat. Pekerjaan ini meliputi :

·         Restrukturisasi organisasi dalam jumlah besar (misal penciutan;

·         Kebutuhan untuk menerapkan cara-cara kreatif dan baru untuk memotivasi dan memberi penghargaan karyawan;

·         Tingkat kecpatan perkembangan teknologi yang mengubah lingkungan pekerjaan;

·         Peraturan ketenaga kerjaan yang lebih ketat

Panduan yang dapat digunakan dalam memasukkan karektaristik-karektaristik yang harus dimasukkan pada suatu spesifikasi pekerjaan :

·         Semua tugas pekerjaan harus dikenali dan dinilai dalam kaitannya dengan arti penting teknik analisis pekerjaan.

·         Suatu panel tenaga ahli, karyawan atau para penyelia perlu menetapkan tingkat keterampilan yang diperlukan.

·         Tingkat keterampilan masing-masing harus dinilai.

·          Karekteristik lain yang perlu dilakukan pekerjaan itu harus dikenali.

Dengan demikian, mau tidak mau harus memperhitungkan aspek-aspek yang berhubungan dengan sumber daya manusia yang sebetulnya tidak terkait langsung dengan deskripsi pekerjaan.

 Disamping itu, tidak ada bentuk standar untuk suatu deskripsi pekerjaan, kebanyakan uraian mengemukakan tentang pentingnyainformasi :

a.       Nama pekerjaan

Nama pekerjaan dan informasi identifikassi lain seperti upah dan spesifikasi keunutungan;

b.      Ringkasan

Ringkasan satu atau dua pernyataan kalimat yang menggambarkan penggunaan pekerjaan dan output yang diharapkan dari karyawan yang melaksanakan;

c.       Peralatan

Pernyataan singkat mengenai perkakas, peralatan, dan informasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu secara efektif;

d.      Lingkungan

Deskripsi kondisi lingkungan kerja, lokasi kerja,dan karakteristik lingkungan lain yang seperti tingkat bahaya dan kebisingan;

e.       Aktifitas

Termasuk uraian tugas pekerjaan, tanggung jawab, dan tampilan prilaku dalam pekerjaan. Juga menguraikan interaksi sosial yang berhubungan dengan pekerjaan (sebagai contoh, ukuran kelompok kerja, tingkat kebebasan dalam melaksanakan pekerjaan).

Deskripsi pekerjaan sangatlah penting sebagai bahan masukan bagi sistem informasi sumber daya manusia (HIRS).

H.    Aplikasi analisis pekerjaan

sesuai atau tiddaknya teknik pengumpulan informasi yang digunakan dalam analisis pekerjaan harus diukur dengan aplikasi informasi yang diperoleh. Maksudnya adalah satu atau gabungan beberapa teknik dapat dikatakan berhasil bila bermanfaat untuk peningkatan kualitas SDM, sehingga setiap karyawan yang ada dalam perusahaan mampu lebih mengoptimalkan konstribusinya, kearah pencapaian dan tujuan kesasaran perusahaan.

Analisis pekerjaan sangat membantu organisasi terutama pada kegiatan berikut :

·         Rekrutmen dan seleksi

·         Pelatihan dan pengembangan karir

·         Kompensasi

·         Perencanaan strategi

I.       Metode Baru Analisis Pekerjaan

Beberapa metode baru m8uncul dengan mendapat perhatian beberapa praktisi. Dengan melakukan penelitian dan aplikasi selama lebih dari 25 tahun. Penempatan aplikasi masalah menjadikan metode tersebut mendapat langkah maju yang besar. Mereka menggolongkan kedalam :

a)      Pendekatan peristiwa Genting

b)      Skala penilaian tingkah laku

c)      Ukuran dari kedudukan pengelolaan ( Dimensional of managerial )

d)     Analisis posisi daftar pertanyaan (PAQ Approach)

e)      The hay system

J.      Hubungan Analisis Pekerjaan Dengan SDM

Analisis pekerjaan dari suatu perusahaan dalam mewujudkan eksistensinya untuk mencapai tujuan memerlukan sejumlah karyawan yang mampu secara efektif dan efesien melaksanakan volume kerja.

Untuk itu diperlukan perencanaan SDM, yang berorientasi pada hasil analisis pekerjaan, sehingga dapat melaksanakan fungsi tugasnya, baik dari segi kualitatif dan kuantitatif berdasar deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.

Syarat individu berupa penyusunan syarat-syarat atau spesifikasi tertentu bagu suatu pekerjaan, seperti pengetahuan, keterampilan, ketangkasan. Memilih sebuah tugas dan struktur pekerjaan meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturisasi kegiatan-kegiatan pekerjaan berbagai kelompok.

Taksiran potensi meliputi kegiatan memperkirakan kemampuan dan potensi yang dimiliki karyawan terhadap suatu jenis pekerjaan. Penilaian tugas merupakan suatu penilaian sistematis  yang dilakukan oleh supervisor terhadap prestasi pekerjaan dari pekerja.

Evaluasi pekerjaan merupakan suatu prosedur pengklasifikasikan pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam tenaga karya luar yang terkait.

BAB III

PENUTUP

A.    KESIMPULAN

Untuk itu diperlukan perencanaan SDM, yang berorientasi pada hasil analisis pekerjaan, sehingga dapat melaksanakan fungsi tugasnya, baik dari segi kualitatif dan kuantitatif berdasar deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.

Syarat individu berupa penyusunan syarat-syarat atau spesifikasi tertentu bagu suatu pekerjaan, seperti pengetahuan, keterampilan, ketangkasan. Memilih sebuah tugas dan struktur pekerjaan meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturisasi kegiatan-kegiatan pekerjaan berbagai kelompok.

Taksiran potensi meliputi kegiatan memperkirakan kemampuan dan potensi yang dimiliki karyawan terhadap suatu jenis pekerjaan. Penilaian tugas merupakan suatu penilaian sistematis  yang dilakukan oleh supervisor terhadap prestasi pekerjaan dari pekerja.

Evaluasi pekerjaan merupakan suatu prosedur pengklasifikasikan pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam tenaga karya luar yang terkait.

DAFTAR PUSTAKA

Prof. Dr. H. Veithzal Rivai, M. B.A. , Ella Jauvani Segala, S.Psi., M.Sc. , Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta, 2011.